为了使团委学生会的文件管理系统化，程序化，使各种文件得到完整的保存，从而为工作总结提供依据以及保证团委学生会各项工作的持续性，特制订本制度。

一、 各种文件的发布、管理和保存由秘书处负责。

二、 秘书处负责分类整理以及保管文件，并应及时备案保存，定期清查。

三、 部门在工作结束后，应将相关材料（活动通知、活动总结、相片及获奖人员名单等）在活动结束三天内自行备案，秘书处抽查。

四、 文件上交后，未经批准，任何人不得私自翻阅或擅自改动。若需改动，应向秘书长提出申请并获得主席批准,最后由秘书处负责改动。

五、 对文件的整理归纳等工作应定期进行（每月一次）。

六、 当接到临时任务时，若该任务不具备起草正式文件的条件，则该任务以口头文件的形式由秘书处负责落实到人并在事后形成文字材料，同时与相关文件一并存入档案。

七、 各部门如需要求秘书处进行发文工作，请先填写《发文申请表》，并将相关材料附在表后，然后将其交给秘书处。《发文申请表》可在本届学生会QQ群下载。

八、 本制度自公布之日起实行，适用于各部门，并由团委学生会秘书处负责解释并监督执行。

三峡大学法学院团委学生会

二〇一二年九月十四日